Case Jobiili: Asiointia, johon vain kone pystyy

City Dev Labs kehitti Jobiili-järjestelmän

Suomen ammattikorkeakouluissa koulutetaan vuosittain kymmeniä tuhansia sosiaali- ja terveysalan ammattilaisia, sairaanhoitajia, sosionomeja, kätilöitä tai vaikkapa ensihoitajia. Heidän kaikkien on suoritettava pakollisia harjoittelujaksoja, joita kyllä riittää kaikille, mutta jotkut paikat ovat suositumpia kuin toiset. Tämä rakenteellinen haaste vaatii paljon asiointijärjestelmältä, koska halukkaat hakijat ja sopivat paikat on yhdistettävä nopeasti, reilusti ja tehokkaasti.

City Dev Labs on kehittänyt yhdessä ammattikorkeakoulujen kanssa Jobiili-harjoittelupaikkavarausjärjestelmän, jonka avulla sote-alan opiskelijat ja harjoittelupaikat kohtaavat. Itse järjestelmä kehitettiin ohjelmistokehityksenä ketterän kehityksen projektimallilla vuosina 2016-2017 ja se toimii kuten pitääkin ja sopii käyttötarkoitukseensa kuin hansikas käteen. Hankalinta hankkeessa on palvelimille tuleva pistekuormitus, muutaman minuutin piikki, jonka kaksi kertaa vuodessa olevat hakuajat aiheuttavat. Mutta siitä kohta enemmän.

Jobiili on asiointijärjestelmä

Asiointiratkaisut eli case management solutions on suunniteltu tukemaan komplekseja prosesseja, joissa ihmistyö ja konetyö yhdistyvät. Tyypillisiä asiointiprosesseja ovat Gartnerin mukaan erilaiset haut ja anomukset kuten vakuutusilmoitukset, apurahahakemukset tai rekrytoinnit. Workflow näissä järjestelmissä etenee usein niin, että ihminen ja järjestelmä vuoronperään liikuttavat hoidettavaa asiaa putkessa eteenpäin aasta beehen.

Jobiilissa putki menee niin, että ensin työnantajat kuten sairaalat luovat järjestelmään harjoittelupaikkailmoituksia kaikkine lisätietoineen. Yhdellä osastolla voi olla vain tietty määrä harjoittelijoita ja tehtävän työn on vastattava opiskelijan osaamista. Harjoittelupaikkahaku alkaa kaksi kertaa vuodessa ja silloin iso osa paikoista menee muutaman minuutin sisällä, samalla tahdilla kuin Metallican tai Ultra Bran konserttiliput aikoinaan. Ja kaikki eivät voi saada toivepaikkojaan, mikä on tietenkin epäreilua. Kun järjestelmä on kohdistanut paikan oikealle opiskelijalle, on taas ihmistyön vuoro, kun opettajat vahvistavat paikat ja sopivat opiskelijoiden kanssa harjoittelun yksityiskohdista. Tässä kohtaa asiointijärjestelmä eroaa toiminnanohjausjärjestelmästä eli ERP-järjestelmästä, jossa on kyse organisaation sisäisistä prosesseista ja niiden optimoinnista, ilman ulkoa tulevia impulsseja ja työvaiheita.

Vaikka Jobiilin palvelimille tuleva kuormitus oli tiedossa, sitä oli käytännössä mahdotonta testata etukäteen, koska käyttö todellisuudessa eroaa merkittävästi testikäytöstä. Todellisen kuormituksen testaaminen on erittäin haastavaa. Parantaakseen mahdollisuuksiaan saada harjoittelupaikka, moni käyttäjä kirjautui palveluun useammalla laitteella samanaikaisesti, jolloin hakijoita on järjestelmän näkökulmasta moninkertaisesti todellisuuteen verrattuna. Monelta selaimelta kirjautuminen estettiin, jolloin kapasiteettia tarvitaan vain todellisiin palvelinkyselyihin. Tietokanta on pakostikin pullonkaula, koska yhdelle harjoitteluviikolle voidaan ottaa vain yksi ihminen.

Harjoittelupaikkahaku ei olisi mahdollista ilman verkkopalvelua

Ihmisvoimin tällaista hakuprosessia ei käytännössä voisi tehdä ollenkaan tai se veisi kuukausia. Teoriassa on toki mahdollista järjestää jonkinlaiset arpajaiset tai lingota lottopalloa, mutta mikä on koneelle eli Jobiili-asiointiärjestelmälle helppoa eli nopea ihmisen ja paikan match, on ihmiselle lähes mahdotonta.

Asiointijär hyödyt:

  • Käsityön vähenemien
  • Käsittelyn nopeuden kasvaminen
  • Virheiden väheneminen
  • Asiakaspalvelun  paraneminen
  • Läpinäkyvyys ja seurattavuus, kun kaikesta jää digitaalinen jälki.

Konsultti Jussi Järvisen mukaan tällaiseen käyttötarpeeseen ei voi olla olemassa valmisohjelmistoa. ”Lippujenvaraussoftat ei sovi, koska niissä myydään yksinkertaista kappaletavaraa, eikä rekrytointiohjelmistot, koska päätösprosessi on ihan eri. Lähimmäksi tulisi joku Salesforce, mutta eihän siihen ole järkeä ostaa lisenssejä kymmenille tuhansille ihmisille. Jäljelle jää vain teettää oma räätälöity järjestelmä kuten tässä on tehty.”

 

Share
Tweet
Share