Suomen ammattikorkeakouluissa koulutetaan vuosittain kymmeniä tuhansia sosiaali- ja terveysalan ammattilaisia, sairaanhoitajia, sosionomeja, kätilöitä tai vaikkapa ensihoitajia. Opiskeluun kuuluu olennaisena osana harjoittelujakso jossain harjoittelupaikassa, joista jotkut ovat suositumpia kuin toiset. Tämä rakenteellinen haaste vaatii paljon asiointijärjestelmältä, koska halukkaat hakijat ja sopivat paikat on yhdistettävä nopeasti, reilusti ja tehokkaasti.

City Dev Labs on kehittänyt yhdessä ammattikorkeakoulujen kanssa Jobiili-harjoittelupaikkavarausjärjestelmän, jonka avulla sote-alan opiskelijat ja harjoittelupaikat kohtaavat. Itse järjestelmä kehitettiin ohjelmistokehityksenä ketterän kehityksen projektimallilla vuosina 2016-2017 ja se toimii kuten pitääkin ja sopii käyttötarkoitukseensa kuin hansikas käteen. Hankalinta hankkeessa on palvelimille tuleva pistekuormitus, muutaman minuutin piikki, jonka kaksi kertaa vuodessa olevat hakuajat aiheuttavat.

Jobiili on asiointijärjestelmä

Asiointiratkaisut eli case management solutions on suunniteltu tukemaan komplekseja prosesseja, joissa ihmistyö ja konetyö yhdistyvät. Tyypillisiä asiointiprosesseja ovat Gartnerin mukaan erilaiset haut ja anomukset kuten vakuutusilmoitukset, apurahahakemukset tai rekrytoinnit. Workflow näissä järjestelmissä etenee usein niin, että ihminen ja järjestelmä vuoronperään liikuttavat hoidettavaa asiaa putkessa eteenpäin aasta beehen.

Jobiilissa putki menee niin, että ensin työnantajat kuten sairaalat luovat järjestelmään harjoittelupaikkailmoituksia kaikkine lisätietoineen. Yhdellä osastolla voi olla vain tietty määrä harjoittelijoita ja tehtävän työn on vastattava opiskelijan osaamista. Harjoittelupaikkahaku alkaa kaksi kertaa vuodessa ja silloin iso osa paikoista menee muutaman minuutin sisällä, samalla tahdilla kuin Metallican tai Ultra Bran konserttiliput aikoinaan. Kun järjestelmä on kohdistanut paikan oikealle opiskelijalle, on taas ihmistyön vuoro, kun opettajat vahvistavat paikat ja sopivat opiskelijoiden kanssa harjoittelun yksityiskohdista. Tässä kohtaa asiointijärjestelmä eroaa toiminnanohjausjärjestelmästä eli ERP-järjestelmästä, jossa on kyse organisaation sisäisistä prosesseista ja niiden optimoinnista, ilman ulkoa tulevia impulsseja ja työvaiheita.

Harjoittelupaikkahaku ei olisi mahdollista ilman verkkopalvelua

Ihmisvoimin tällaista hakuprosessia ei käytännössä voisi tehdä ollenkaan tai se veisi kuukausia. Teoriassa on toki mahdollista järjestää jonkinlaiset arpajaiset tai lingota lottopalloa, mutta mikä on koneelle eli Jobiili-asiointiärjestelmälle helppoa eli nopea ihmisen ja paikan match, on ihmiselle lähes mahdotonta.

Asiointijärjestelmän hyödyt:

• Käsityön vähenemien
• Käsittelyn nopeuden kasvaminen
• Virheiden väheneminen
• Asiakaspalvelun paraneminen
• Läpinäkyvyys ja seurattavuus, kun kaikesta jää digitaalinen jälki.