Meripelastusseura luottaa Messiin

Artikkeli: Vapepa infossa (Vapaaehtoinen pelastuspalvelu tiedottaa)
Kyösti Vesterinen on toiminut Suomen Meripelastusseuran toimitusjohtajana 10 vuotta ja ollut alullepanijana mm. keskusjärjestön yhteisen jäsenrekisterijärjestelmän ja intranetin kehittämisessä. Lähtökohtana oli laskutuksen hoitaminen

Tulevan eläkeläisen on helppo hymyillä. Kuvassa Kyösti Vesterinen.
Meripelastusseura otti vuoden 2005 alussa käyttöön valtakunnallisen jäsenrekisterijärjestelmän, Messin. Sen tärkeimpänä tehtävänä oli aluksi tarjota Seuran jäsenyhdistyksille jäsentietojen hallinnointityökalu sekä keskitetty jäsenlaskutusjärjestelmä. Vuonna 2007 todettiin, että Seuran ja Messin sen aikaisen ylläpitäjän resurssit eivät enää riitä järjestelmän ylläpitoon ja kehittämiseen. ”Tällöin otimme yhteyttä W3 Groupiin. Tavoitteena oli siirtää Messin ylläpito ja kehittäminen kokonaan ulkopuoliselle toimijalle, jotta voimme itse keskittyä olennaiseen, eli vapaaehtoiseen meripelastustoimintaan”, kertoo Kyösti Vesterinen. Lisäksi Meripelastusseura halusi kehittää Messistä kaikki järjestön päätoiminnot kattavan toiminnanohjausjärjestelmän.

Intranetin ja jäsenrekisterin käyttöönotto

Alussa mukaan lähtevillä jäsenyhdistyksillä oli pelko mm. laskutuksen siirtymisestä pois paikalliselta tasolta, mutta nopeasti syntyi ymmärrys keskittämisen ainoastaan helpottavan yhdistystoimintaa. ”On suuri etu, ettei tarvitse uhrata energiaansa paikallistasolla laskutukseen ja esim. tiedotteiden lähettämiseen perinteisellä postilla”, kertoo Vesterinen. Intranetin käyttöönotossa kerrotaan olennaisinta olleen kaiken tiedon; tiedotteet, määräykset, tiedostot, kuvat ja ohjeet jne. olevan Meripelastusseuran intranetissä. Tämä on ainoa tapa ohjata jäsenet automaattisesti järjestelmän käyttäjiksi.

Yhdistysten hyödyt yhteisestä jäsenrekisteristä ja intranetistä

Meripelastusseuran jäsenyhdistykset huomasivat heti säästävänsä aikaa ja vaivaa keskittämällä kaikki hallinnolliset ja viestinnälliset asiat Messiin eli Meripelastusseuran intranettiin. Tällä tavoin voidaan paikallistasolla suunnata kaikki resurssit itse vapaaehtoispalveluun. Laskutus ja tiedotus hoituvan parhaiten siihen tarkoitetussa järjestelmässä, eikä kenenkään tarvitse puljata esimerkiksi erilaisten jäsentietojen päivittämisen kanssa, koska asianomaiset tekevät sen itse järjestelmässä ja kyseinen tieto päivittyy tällöin kaikkiin henkilöä koskeviin asiakirjoihin.

Jatkokehitystä tulossa

Messiä kehitetään parhaillaan kaikki Meripelastusseuran päätoiminnot kattavaksi toiminnanohjausjärjestelmäksi. Kuluvan vuoden aikana valmistuvat mm. toimintakalenteri, koulutusrekisteri, alus- ja katsastusrekisteri sekä hälytysjärjestelmä. Myös verkkosivujen ulkoasu tullaan uudistamaan käyttäjäystävällisemmäksi ja nykyaikaisemmaksi.

Kriisien kohdatessa tarvitaan kaikkia

Isojen luonnonmullistusten ja kriisien kohdatessa tarvitaan järjestäytynyttä yhteistoimintaa eri osa-alueiden vapaaehtoistoimijoilta mielenterveystoimijoista tiepalveluun. Tämän tyyppisissä tilanteissa olisi hyvä saada toimivan verkkoratkaisun avulla kaikkiin tarvittaviin toimijoihin yhteys. Vapepa aikoo panostaa myös tulevaisuudessa verkkoratkaisunsa kehittämiseen, jotta esimerkiksi kriisin yllättäessä saadaan kaikki tarvittavat vapaaehtoistoimijat toimimaan tehokkaasti yhteistyössä.
www.vapepa.fi
www.meripelastus.fi
www.w3.fi